يحتل التقييم والمتابعة مكانة مهمة في المشاريع التنموية والأنشطة
الاجتماعية والثقافية فكل منها يفيد في الوصول إلى قرارات صائبة ووسائل
مناسبة لإنجاح تلك الانشطة والمشاريع وبرامج العمل. والمتابعة تشكل أحد
أشكال التقييم. كما لا يمكن إجراء تقييم بدون الاستعانة بالمعلومات التي
توفرها أنشطة المتابعة خلال مراحل إنجاز المشروع المختلفة.
ونرى أن للتقييم ثلاثة أبعاد يكمل بعضها البعض الآخر:
- البعد الأول هو ما يعرف بالمتابعة وهو تقييم أولي قصير المدى للأنشطة أثناء تنفيذها وسير العمل فيها.
- البعد الثاني هو عملية التقييم للكلفة والعوائد أو دراسة الجدوى لمختلف الانشطة الكشفية.
- البعد الثالث المتمثل في قياس الأثر .
المتابعة :
تهدف عملية المتابعة إلى التأكد من طرق استخدام الموارد لتحقيق الأهداف في
المشروعات والبرامج و الأنشطة ضمن إطار زمني محدد. وبمعنى آخر قياس ما إذا
سيتم تنفيذ المشروع أو البرنامج كما كان مخططا له وسيحقق أهدافه الموضوعة
مسبقاً. ويسمح للمنفذين القادة من التعرف على الصعوبات والعراقيل التي تقف
أمام سير العمل بالصورة المطلوبة بالإضافة إلى النجاحات الممكنة.
وتمثل المتابعة جزءا من عملية التخطيط ووسيلة
من وسائل تحسين الأداء وتطويره. فهي عملية تجميع للمعلومات عن تشغيل
المشروع وإنجازاته أو البرنامج وتأثيرات، ثم إعدادها وتوصيلها إلى إدارة
المشروع أو غيرها بغرض مساعدتها على اتخاذ القرارات المناسبة لتسيير
المشروع بكفاءة وتحقيق أهدافه.
ويستفاد من المعلومات التي تجمع خلال عملية المتابعة في تقويم المشروع أو البرنامج وتتضمن الأسئلة التالية:
- إلى أي مدى تحققت أهداف المشروع؟
- ما الذي تم عمله بشأنها؟
- هل يتم اتباع خطة عمل دقيقة أم هل يتم تعديلها ؟ ولماذا؟
وتوجد ثلاثة أنواع من المعلومات الضرورية من أجل متابعة المشروع وهي :
- المعلومات المتعلقة بالنتائج التي توصل إليها المشروع.
- معلومات حول الأنشطة التي يشرف المشروع عليها أو ينفذها.
- معلومات حول الموارد المالية والبشرية كما وكيفاً.
كيف تتم المتابعة ؟
للقيام بعملية المتابعة لمشروع ما يجب اتباع الخطوات التالية:
- المشاركة في تحديد الأهداف وصياغة الطرق التي يجب اتباعها من أجل جمع المعلومات على جميع المستويات.
- تحديد آليات القياس ، وذلك بوضع منهجية لجمع المعلومات ورفع التقارير مع تحديد المقاييس والضوابط.
- البحث في المستوى الذي وصل إليه المشروع في تحقيق أهدافه.
- مقارنة الأهداف بالنتائج.
- قياس النتائج ومقارنتها.
- تحليل الأسباب فيما يتعلق بعدم التوافق بين ما تم تخطيطه وما تم تنفيذه.
- تحليل النتائج ونشرها.
- المشاركة في تحديد إجراءات التعديل للمشروع وتطبيقها.
